Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 лучших программ для электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
Почему надо переходить на ЭДО
ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде.
Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Зачем нужен электронный документооборот
Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.
Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.
Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.
Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:
- Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
- Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
- Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
- Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
- Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.
Часто задаваемые вопросы
Все ли документы надо отправлять через электронную систему?
Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.
Оплата отправки производится за документ или страницу?
Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.
Насколько это безопасно?
Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.
Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?
Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.
Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?
Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.
Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?
Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.
А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?
У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
Будет ли право оформления электронной доверенности?
Доверенности в электронном виде на данный момент не существует. В Федеральном законе от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ имеется понятие «доверенная третья сторона», однако в законодательстве не указаны ни требования, ни порядок получения этого статуса.
Из-за такой ситуации операторы никак не могут проверить правомерность подписания документа по доверенности и, соответственно, показать эту информацию получателю. Но специалисты говорят о том, что все же к 2022 г. формат электронной доверенности будет разработан и утвержден.
Имеется проект Постановления Правительства РФ, в котором указаны требования к электронной доверенности, необходимой для электронного подтверждения полномочий. В соответствии с данным законопроектом в такой доверенности должны быть:
- информация о доверителе;
- дата совершения доверенности;
- срок действия документа;
- идентификатор полномочий согласно классификатору.
Какие существуют СЭД: примеры систем
Самые распространенные из них мы свели в таблицу:
|
Название |
Особенности |
Цена, руб |
|
Логика |
Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. |
4900-5900 за каждое рабочее место |
|
Дело |
Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом. |
11000-13500 за каждое рабочее место |
|
1С:Архив |
Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. |
12000-57000 за программу полностью |
|
Евфрат |
Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. |
От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика |
|
OPTIMA-WorkFlow |
Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. |
55000-75000 за лицензию |
|
Directum |
Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители. |
7000-2000000 за лицензию |
Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО
| Статья расходов | 1000 бумажных документов | 1000 электронных документов |
|
Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа) |
18 000 руб. |
— |
|
Электронная подпись |
— |
2 000 руб. |
|
Лицензия средства криптозащиты |
— |
1 200 руб. |
|
Доставка |
40 000 руб. заказным письмом |
7 000 руб. |
|
Итого |
58 000 руб. |
10 200 руб. |
Как выбрать оператора ЭДО
Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:
- Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
- Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
- Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
- Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
- Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
Важные правила для контроля документооборота
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.