Как вести бухучет кассовых операций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести бухучет кассовых операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году

За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:

• оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;

• осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;

• нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:

• 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,

• 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.

Облачные сервисы 1C:Fresh для учета кассовых операций

1С предлагает интернет-решения для управления малым, средним и крупным бизнесом. Мы сотрудничаем с компаниями из различных сфер деятельности, в чем вы можете убедиться, посмотрев отзывы некоторых наших клиентов.

Используя онлайн-сервисы, вы получаете полноценный функционал коробочной версии 1С, доступный с любого устройства, подключенного к сети интернет. В подписку также включена техподдержка (ИТС) и ряд дополнительных модулей. Приложения 1С:Фреш автоматически обновляются при запуске и соответствуют всем действующим законодательным нормам. Все данные хранятся на серверах 1С, передача информации происходит по защищенным каналам с шифрованием.

В зависимости от тарифа, есть ограничение на количество доступных приложений, баз, сеансов и дополнительных услуг. Для консультации с менеджером и бесплатного демо-доступа на 30 дней заполните форму обратной связи.

Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление

Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.

Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:

Операция	Какой документ составляют	Форма
Приход денег в кассу	Приходной кассовый ордер (ПКО)	№КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88
Расход	Расходный кассовый ордер (РКО)	№КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата

Контроль за ведением кассовых операций

До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?

1. Учет наличных денег в кассе.
2. Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
3. Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
4. Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:

• на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Целевой расход кассовых денег

По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:

• на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
• на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
• на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
• на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
• для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
• для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.

Сфера действия Положения N 373-П

Положение N 373-П распространяется:

• на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБ РФ). Напомним, что в отношении кредитных организаций действует Положение от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;
• на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения. Отметим, что с 1 января 2013 г. компании на УСН должны вести бухгалтерский учет в полном объеме, т.е. включая бухучет кассовых операций (п. 1 ст. 2, ст. ст. 6, 32 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). До указанной даты такие компании не обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, такая обязанность предусмотрена только в части бухучета основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• на получателей бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств;
• на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Таким образом, теперь совершенно четко установлено, что новый порядок ведения кассовых операций должны соблюдать не только юридические лица, ведущие бухучет, организации на УСН, но и индивидуальные предприниматели.

Это означает, что индивидуальных предпринимателей обязали (как и компании):

• определять лимит остатка наличных денег в кассе и издавать приказ об установлении такого лимита (абз. 1, 3 п. 1.2, абз. 1 п. 1.3 Положения N 373-П, Приложение к Положению N 373-П);
• сверхлимитную наличность хранить на банковских счетах в банках (абз. 1 п. 1.2, абз. 1 п. 1.4, п. 6.1 Положения N 373-П). Сверхлимитную наличность можно хранить у себя только в дни выплат зарплаты, стипендий, выплат, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций (абз. 2, 3 п. 1.4 Положения N 373-П);
• приходовать наличные деньги в кассу по приходным кассовым ордерам 0310001 и выдавать деньги из кассы по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011, заявлениям, счетам, другим документам (п. п. 2.1, 2.2, 3.1, 4.1, 4.2 Положения N 373-П);
• вести кассовую книгу 0310004 и отражать в ней все поступления и выдачу наличных денег (п. п. 2.5, 2.6, 6.1, гл. 5 Положения N 373-П);
• вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 (при наличии старшего кассира) и отражать в ней операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня (п. 2.4 Положения N 373-П);
• оформлять кассовую книгу 0310004 и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 на бумажном носителе или с применением технических средств, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Указанные документы, оформляемые на бумажном носителе, до начала ведения должны быть сброшюрованы и пронумерованы. Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера — только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя (п. 2.5 Положения N 373-П).

Ведение кассовых операций

Кассовые операции теперь можно вести компаниям (индивидуальным предпринимателям) с применением программно-технических комплексов, в т.ч. оснащенных функцией приема наличных денег (п. 1.10 Положения N 373-П).

В документе подробно расписано, какие кассовые документы могут и должны оформляться на бумаге, а какие — с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (п. 2.5 Положения N 373-П), какие обязательно распечатывать, а какие — можно оставить в памяти компьютера, например книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (абз. 4 п. 2.5 Положения N 373-П).

Отдельно стоит остановиться на ведении кассовых операций индивидуальным предпринимателем.

Кассовые операции ведутся у индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным им из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем (п. 1.6 Положения N 373-П).

Положение N 373-П не делает разграничений для индивидуальных предпринимателей, не имеющих наемных работников, и тех, кто нанимает персонал. Поэтому проблемы с ведением кассовых операций возникают, когда у индивидуального предпринимателя нет кассовых и бухгалтерских работников, при этом сам индивидуальный предприниматель не является ни работником, ни руководителем.

Периодичность сдачи наличных денег в банки

Сдавать наличные денежные средства сверх рассчитанного самостоятельно лимита компания и индивидуальный предприниматель вправе не реже раза в семь рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка — не реже одного раза в течение четырнадцати рабочих дней (Приложение к Положению N 373-П).

Напомним, что ранее предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47). По общему правилу, сверхлимитные суммы сдавались в банк ежедневно.

Актуальные бланки и образцы

Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций — Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права — это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги — в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Использование ККМ в 2020 году

У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

• поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
• в отдаленных и труднодоступных местах;
• в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
• аптечные организации в сельской местности;
• по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
• платных услуг библиотечного дела;
• прием наличности за коммунальные услуги;
• образовательные услуги населению;
• предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
• оказание услуг центрами культуры и творчества.

«Мнимые» и «притворные» расчеты

Мнимый расчет — операция, при которой кассовый чек формируется, но сама она не проводится. Например, печатают чек возврата. Выручка уменьшается, но деньги покупателям не возвращаются. Такая практика не новая в бизнесе. ФНС планирует ввести ответственность за такое нарушение.

Притворный расчет — операция, проводимая вместо другой с целью прикрыть ее.

То есть, мнимый — несуществующий расчет, притворный — существующий, но вместо другой операции. Оба действия незаконны и чреваты штрафными санкциями.

Термины «мнимый расчет» и «притворный расчет» вносятся все тем же проектом Федерального закона «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с совершенствованием законодательства о применении контрольно-кассовой техники».

Какие изменения произошли в порядке ведения кассовых операций

Согласно Указаниям ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017, были внесены изменения в порядок оформления ПКО и РКО в части принятых и выданных денег предпринимателями и организациями, которые в своей работе используют ККТ. Данные изменения были обусловлены введением онлайн-касс, которые стали обязательными с июля 2017 года. Изменения заключаются в сверке прихода и расхода денежных средств с данными, которые передаются в ФНС в порядке онлайн.

Другое изменение коснулось ведения кассы. В настоящее время организации и предприниматели могут выдавать деньги под отчет на основании только приказа руководителя.То есть заявление от подотчетника теперь не требуется.

Составить такой приказ компании вправе в произвольной форме, так как специально разработанного бланка для документа не предусмотрено. При этом следует учитывать, что он должен включать в себя обязательную информацию, такую как:

• сумма денежных средств, которые выдаются в подотчет;
• срок, на который выдаются подотчетному лицу денежные средства.

Привлечение к ответственности за мнимые и притворные расчёты

Бывают ситуации, когда продавец создаёт искусственный возврат денег – формирует чек возврата с помощью кассы, но фактически операцию не проводят.

Например, сотрудник магазина электронной техники продал смартфон за 50 000 рублей – владелец бизнеса должен заплатить налог с этой продажи. Продавец может провести на кассе возврат, тогда эта выручка не будет зафиксирована. Следовательно, платить налог будет не с чего. Покупатель, конечно же, никакой возврат не получит и даже не узнает об этой махинации со стороны магазина.

Таким образом, мнимые расчёты – это несуществующие кассовые операции, по которым фиксацию провели «для вида». Притворные расчёты – это операции, когда вместо одного расчёта производят другой с целью прикрытия первого.

Похожие записи:

• Как получить номер на новую машину
• С 1 марта изменятся суммы и порядок выдачи пособий: Что нужно учесть получателям
• Налоговый вычет при покупке квартиры 2023