Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдать работнику справку о доходах и суммах налога». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма 2-НДФЛ отображает доходы физического лица за отчётный период, а также удержанный и уплаченный с них налог. Обычно эта справка содержит информацию за весь год. Но не всегда. Ведь сотрудник мог проработать и несколько месяцев.
Чем похожи и чем отличаются данные справки
Сначала разберемся, чем похожи 2 НДФЛ и 3 НДФЛ. Похожи они только тем, что в них указываются доходы физического лица. Различий же намного больше. 2 НДФЛ заполняет работодатель/бухгалтерий, 3 НДФЛ заполняет физическое лицо или ИП (индивидуальный предприниматель). Первый документ получается в бухгалтерии, второй – заполняется самостоятельно (либо доверить это нашей компании).
Разница между 2 НДФЛ и 3 НДФЛ еще и в том, что первая – это один лист (справка), вторая – это несколько листов (полноценная налоговая декларация). 2 НДФЛ подается в банки, консульства, суды, на новое место работы, 3 НДФЛ подается только в ФНС.
Но есть еще отличие между 2 НДФЛ и 3 НДФЛ: первая действует в течение длительного времени, вторая – до 30 апреля следующего года. Конечно, человеку, не занимающимся бумажными делами, трудно разобраться во всех тонкостях, и поэтому наша компания предлагает помощь в их получении. Мы сами все сделаем по форме и в четко указанные сроки.
У нас вы можете купить оба документа по низкой цене без малейшего риска. Все законно! Зачем заниматься бумажной возней, если можно все поручить профессионалам?! У нас огромный опыт и лучшие специалисты, мы сделаем все в лучшем виде! Кроме того, у нас низкие цены и высокий уровень обслуживание, вы останетесь довольны сотрудничеством.
В отличие от первого документа, в декларации 3-НДФЛ должны быть учтены все ваши сторонние доходы – если вы торгуете акциями на бирже, если вы продали имущество, если сдаете квартиру в аренду – без разницы, по закону вы должны задекларировать свои доходы, чтобы отчитаться и заплатить 13%. И заполняется декларация налогоплательщиком, а не работодателем.
Если вы получаете какой-то доход, вы обязаны за него отчитаться. В противном случае, на вас будут возложены обязательства еще и по уплате штрафов. А если суммы крупные, то и до уголовной ответственности недалеко.
Такой документ содержит информацию за весь налоговый период – календарный год.
Таким образом, можно сделать вывод, что основное отличие и разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ в том, что справка 2-НДФЛ дает информацию о конкретных доходах от конкретного работодателя, а декларация дает более полное представление о том, сколько, когда и за что вы получали доход. Это два совершенно разных документа.
Основные сходства и различия документов
Получается, что справка 2-НДФЛ только подтверждает информацию о доходах и налоге у конкретного работодателя, то декларация 3-НДФЛ – это отчетность налогоплательщика о всех полученных доходах и рассчитанном налоге. Из отчетности следуют обязательства по уплате или возможному возврату переплаченного налога.
Справку 2-НДФЛ можно взять у работодателя в любое время. Декларация 3-НДФЛ заполняется только за целый календарный год. В случае получения дохода от продажи имущества необходимо сдать 3-НДФЛ до 30 апреля следующего года и заплатить налог. Для возврата уплаченного налога декларацию можно подавать в любое время, но только за прошлый год.
3НДФЛ – форма налоговой отчетности, которую заполняет сам налогоплательщик. Она может быть, как добровольной, так и обязательной. Добровольно подается в тех случаях, когда у налогоплательщика есть личный интерес, например – желание получить налоговый вычет за обучение, недвижимость и многое другое, а также для получения льгот. В обязательном порядке 3НФДЛ подается тогда, когда налогоплательщик получает доход, например – продает квартиру или машину.
Если был получен доход, а декларация была не подана в срок – ФНС может наложить штраф на налогоплательщика.
Несмотря на то что оба вида отчетности посвящены одному виду налога, разница между ними может быть большой. Итак, 2НДФЛ и 3НДФЛ ― чем отличаются представленные формы:
Назначение. 2-НДФЛ носит информативный характер, сообщает о подробном уровне дохода и удержаний. Налог на момент подачи справок уже должен быть, как правило, уплачен. Если же по каким-то причинам этого не произошло, этот факт фиксируется в документе. По результатам сведений, представленных в 3-НДФЛ, необходимо будет перечислить в бюджет задолженность или подать заявление на возврат излишне уплаченной суммы. Но иногда предоставление декларации не влечет за собой обязанности по дальнейшему перечислению. Речь идет о случаях, когда величина налоговых вычетов и затрат не позволила получить налогооблагаемую сумму.
Форма отчетности. 2-НДФЛ представлены в виде справок. Информация по каждому плательщику представлена на 1 листе. 3-НДФЛ ― это полноценная налоговая декларация с необходимым количеством листов, в том числе и титульным.
Отличие между отчетностями заключается и в том, кто сдает. Справки 2-НДФЛ составляются работодателями. Сведения передаются в ФНС или сотрудникам по их требованию. Формировать декларацию 3-НДФЛ необходимо уже самим физическим лицам ― плательщикам налога.
Заполнение налоговой декларации – крайне ответственное дело и требует определенных знаний. Разумеется, при желании и достаточно уделенном времени разобраться в этом можно самостоятельно, но как показывает практика – сотрудники ФНС все равно потребуют переделать не раз и не два. Именно по этой причине все большим спросом пользуются компании, специализирующиеся на заполнении документации, так как позволяют за весьма скромные суммы сэкономить массу нервов и времени.
Кто и когда обязан уплачивать НДФЛ самостоятельно
ИП (индивидуальные предприниматели), должны выплачивать налог за себя и за нанятых работников (в этом случае ИП становится налоговым агентом по отношению к своему сотруднику);
Физ.лица, зарабатывающие частной практикой. К таковым относятся нотариусы, адвокаты;
Физ.лица, продавшие имущество, принадлежащее им по праву собственности. Это касается жилья, находившегося в собственности лица менее 5 лет, и прочего недвижимого имущества (гаражи, нежилая недвижимость), право владения которым наступило меньше 3 лет назад;
Физ.лица, сдающие свое имущество в аренду юридическим лицам или в наем физическим лицам. При этом не принципиально, в каком государстве находится сдаваемое имущество;
Физ.лица, получившие доход в форме подарка (но не от близких родственников)
Важно, что подарок должен быть официально оформлен, т. е
составлен и подписан договор дарения;
Физ.лица, получившие денежное вознаграждение от других физических или юридических лиц (при условии, что те не выступают налоговыми агентами). Например, если преподаватель дает частные уроки за плату и об этом оформлен документ (договор или соглашение), то он обязан уплатить налог;
Физ.лица, получившие выигрыш в результате проведения легальных денежных или вещевых лотерей. Некоторые устроители лотерей являются налоговыми агентами на фиксированную сумму выигрыша, за выигрыш свыше счастливчик должен уплатить налог самостоятельно. Например, так поступили устроители лотереи в сети магазинов «Пятерочка» при проведении новогодней лотерейной акции 2018 – 2019 года. Другие же устроители лотерей обязанность по уплате подоходного налога полностью возлагают на лицо, получившее выигрыш. Налогом в 35 % облагается сумма выигрыша, превышающая 4 тыс. руб.;
физ.лица, получающие денежные отчисления от авторских прав за объекты авторского права (изобретения, художественные произведения и т. д.) в качестве наследников;
Физ.лица, чей доход (в форме процентов) от депозитного вклада в банк превысил процентную ставку Центробанка (ЦБ), увеличенную на 5 % при вкладе в рублях и увеличенную на 9 % при вкладе в иностранной валюте.Это значит, что если вы, допустим, 1 декабря 2018 года положили на депозитный счет 50 тыс. руб. под 13 % годовых, ключевая ставка ЦБ в этот момент была 7,5 %, то вы должны будете после получения процентов (дохода), заплатить подоходный налог. Базой налогообложения будет являться разница в сумме между 13 % и (7,5 % + 5 %), т. е. между 13 % и 12,5 % (0,5 %). В нашем примере это 0,5 % от 50 тыс. руб., что составляет 250 руб. НДФЛ по депозитным вкладам составляет 35 %. Таким образом, вы должны будете уплатить налог = 87,5 руб. (35 % от 250 руб.).
Назначения документов
Многие люди задаются вопросом, чем отличается 2-НДФЛ от 3-НДФЛ, и какие документы, а также кому нужно подавать. Для того чтобы не запутаться в документах, следует ознакомиться с ними поближе. Важно знать, что показывается в них, и какие производятся расчеты.
Справка 2-НДФЛ может пригодиться в следующих случаях:
- получение кредита в банке (ипотека, автокредит и т.д.);
- получение визы для осуществления поездки за границу;
- подача справки в органы опеки при усыновлении ребенка;
- предоставление справки судебным приставам;
- возмещение вычет в ИФНС;
- предоставление в налоговую необходимой информации о продаже имущества.
В отличие от 2-НФДЛ, декларация 3-НДФЛ включает в себя несколько страниц. Система заполнения действует по расчету, чем больше данных, тем больше страниц для заполнения. Для того чтобы вернуть налог из ИНФС, необходимо у декларации 3-НДФЛ приложить справку 2-НДФЛ, в которой будет прописан доход и налог, уплаченный страховым агентом.
Скачать образец заполнения 2-НДФЛ
3-НДФЛ может понадобиться для:
- получение полагающихся вычетов по налогу;
- получение кредита юристами или нотариусами (иными словами, лица, которые занимаются самостоятельной деятельностью и не являются наемными рабочими).
Бланк формы 3-НДФЛ
В 3-НДФЛ указываются следующие сведения:
- ФИО, адрес самого налогоплательщика и его паспортные данные;
- доходы, которые были получены от всех работодателей;
- доходы, которые были получены от предпринимательской деятельности;
- доходы, которые были получены от адвокатской деятельности;
- сумма подсчитанного налога;
- подсчет налога, который по праву подлежит возврату или выплате в бюджет;
- доходы, не подлежащие налогообложению и полученные от сельскохозяйственных производителей;
- доходы от призов или выигрышей;
- доходы, не подлежащие налогообложению;
- подсчет социального и имущественного вычета;
- сумма налогов, уплачиваемых после продажи собственности;
- подсчет профессиональных вычетов.
Сравнение заполнения и подачи
Чем отличается 2-НДФЛ от 3-НДФЛ:
| Показатель | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ |
| Название документа | Справка | Декларация |
| Составитель | Работодатель | Физическое лицо |
| Порядок | Один лист | Несколько страниц |
| Куда подавать | ИФНС, суд, банк или другому работодателю | ИФНС |
| Назначение | Подтверждение доходов | Отчет о доходах |
| Подписи | Руководитель (главбух) | Составитель (физическое лицо) |
| Срок действия | Без срока | |
| Печать | Нужна обязательно | Не запрашивается |
| Штраф, налагаемый за просрочку сдачи | 200 рублей за один бланк | От 1000 рублей |
Для того, чтобы отчитаться по доходам всех сотрудников фирмы у организации есть время до 1 апреля последующего года. Для подачи справки с признаком «2» есть время до 1 марта последующего года. Составление производится по тем лицам, которые получают заработок, не подлежащий удержанию налога.
- Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
- Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
- Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
- Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
- Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
- Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
- Дата выдачи.
При подготовке отчетности для фискального органа 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, в чем разница между указанными в двух документах сведениями, позволит корректно заполнить требуемые декларации. Вопрос расхождения заключается в разном значении суммарных удержаний по доходам, отраженным в отчетных документах по НДФЛ по причине того, что часть отчислений из фонда заработной платы в одном отчете отражается в отчетном году, а в другом налоговом отчете – сумма перетекает в новый отчетный период.
Налоговое законодательство разъясняет особенности каждого из отчетов и нюансы по возможным расхождениям, согласовав правила заполнения и расчета несколькими предписаниями. Так, например, отдельным письмом фискального органа, выпущенным в 2016 г., установлено, в чем должны сойтись 2-НДФЛ и 6-НДФЛ и указываются соотношения, позволяющие проверить показатели по налоговым отчислениям двух видов отчетностей.
Доходы, освобождаемые от налогообложения
Не все доходы облагаются НДФЛ. Это важно знать. В НК утвержден полный перечень случаев, когда сбор не удерживается:
-
доход, который получен правопреемником на основании права наследия;
-
доходы по договору дарения в случаях, которые предусмотрены законодательством. К этим случаям относится дарение от близкого члена семьи: супруги, дети, родители, сестры и братья, бабушки и дедушки, усыновители. Если же по дарственной передан в дар некий объект, денежная сумма, не от близкого члена семья, одаренный обязан также заплатить НДФЛ;
-
доходы, которые получены от реализации имущества, находящегося в собственности более трех лет.
Данная справка требуется человеку для подтверждения размера своего дохода. Выдается она по заявлению сотрудника. Оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации. В нем должна содержаться следующая информация:
- Данные директора: ФИО, должность;
- Данные заявителя: должность, ФИО, адрес, данные паспорта, телефон;
- Основной текст с просьбой выдать справку за определенный период, число копий;
- Подпись сотрудника и дата.
Таблица. Цели и порядок получения справки о доходах гражданами.
| Категория граждан | Предназначение | К кому обратиться? | Срок изготовления |
| Сотрудники организации | Получение кредита в банке;
предъявление на новом месте работы; оформление социальной выплаты в собесе; судебные разбирательства. |
Бухгалтерия работодателя | 3 рабочих дня |
| Военнослужащие | Расчетный центр Минобороны или управление финансового обеспечения | 5 рабочих дней |
Получить документ можно лично или почтой. Справка о доходах подтверждает, что человек является плательщиком НДФЛ.
Сравнение с 3-НДФЛ, отличия
В таблице указаны основные различия между декларацией и справкой о доходах.
| Показатель | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ |
| Название документа | Справка | Декларация |
| Составитель | Работодатель | Физическое лицо |
| Структура | Состоит из одного листа | Имеет несколько страниц |
| Куда предоставляется | ИФНС, суд, банки, иному работодателю и т. д. | Только в ИФНС |
| Назначение документа | Подтверждение доходов | Отчет о доходах |
| Подписи | Руководитель (главный бухгалтер) | Составитель — физическое лицо |
| Срок действия | Бессрочная | |
| Наличие печати | Нужна | Не требуется |
| Штраф за сдачу позже срока | 200 р. за бланк | От 1 000 р. |
Срок действия и меры ответственности
Законодательство не установило конкретный срок действия справки о заработке. Перед получением сотруднику стоит уточнить период ее актуальности у организации, куда документ будет предоставляться. Банки обычно принимают справки 2-НДФЛ, полученные не позднее 10-30 до даты обращения. В каждой кредитной организации установлены свои сроки. Подписывает справку руководитель либо уполномоченный сотрудник бухгалтерии организации.
На новом бланке 2-НДФЛ, который применяется с 2016 года, не предусмотрено место для печати. О ней нет упоминания и в приказе ФНС № ММВ-7-11/485@. Ставить ее на справке не нужно (письмо ФНС № БС-4-11/2577 от 17.02.16.). Реквизит этот необязателен. Однако наличие оттиска не будет считаться ошибкой.
Несвоевременное представление справок наказывается штрафом (ст. 126 НК РФ) в размере 200 р. за каждый просроченный бланк. Если компания не отчиталась по форме 2-НДФЛ, ИФНС вправе обратиться в суд. В этом случае применяются следующие санкции:
- Для физических лиц — 100-300 р.;
- Для руководителей — 300-500 р.
С 1 января 2016 года при обнаружении налоговиками ошибок в документах организацию оштрафуют на 500 р. за каждый недостоверный бланк. Санкция не будет применена только в том случае, если налоговый агент самостоятельно обнаружит, исправит неточность и предоставит уточненные сведения до выявления ошибки инспектором. Сдача справок досрочно не спасет фирму от санкций. Например, налоговая обнаружит ошибку в феврале, организация исправит ее в марте, но все равно будет наказана (п.1 ст. 126.1 НК РФ).
Нужны оригиналы или копии документов и справок 2-НДФЛ? Надо ли их заверять?
Начнем с того, что в налоговом кодексе вообще нет требований о предоставлении справки по форме 2-НДФЛ совместно с декларацией 3-НДФЛ. Налоговая получает те же сведения, что указаны в справке, непосредственно от работодателя (или иного налогового агента) из поданной им декларации.
Несомненно, справка 2-НДФЛ облегчает проверку декларации налоговиками, поэтому лучше её всё-таки приложить, точнее её ксерокопию или скан при подаче через интернет (Личный кабинет налогоплательщика).
В статье 93 НК РФ сказано, что при истребовании документов налоговым органом: «Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.»
Если декларация подается очно или направляется Почтой России, то на ксерокопиях справок и подтверждающих документов нужно сделать надпись «Копия верна» и расписаться. Кроме того листы должны быть прошиты и пронумерованы.
Если декларация подается через Личный кабинет налогоплательщика, то прикладываются скан-образы документов. В этом случае, заверять прикладываемые документы собственноручной подписью не требуется. Электронной подписью вы одновременно подпишите и декларацию и все приложения.
В случае необходимости, налоговики могут запросить для ознакомления подлинники документов (договоров и т.п.), но это уже другая история.
Подача налоговой декларации через Личный кабинет налогоплательщика – это самый простой вариант. Советы по сканированию документов вы найдете в конце этой статьи.