Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Формирование и учет резервов отпусков в 1С:ERP». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
На что повлиял новый стандарт
Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?
Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.
Учет оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0
Начиная с версии 3.0.39 программы «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 в план счетов бухгалтерского учета, включенный в конфигурацию, внесены изменения. К счету 96 «Резервы предстоящих расходов» добавлены субсчета для организации учета оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков расходов по вознаграждениям работников:
- счет 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» — предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам и страховым взносам, начисленным на суммы этих вознаграждений;
- счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» — предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам;
- счет 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» -предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по страховым взносам, начисленным на суммы вознаграждений работникам;
- счет 96.09 «Резервы предстоящих расходов прочие» — предназначен для обобщения информации о прочих оценочных обязательствах.
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил
Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.
Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.
Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.
Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.
Правило второе. Определяем следующие показатели:
- способ резервирования,
- предельную годовую сумму резерва,
- ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.
Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.
Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
В одном из предыдущих номеров мы рассматривали вопросы формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете. И отмечали, что создание резерва предусмотрено не только бухгалтерским законодательством, но и налоговым. При чем, налоговое законодательство более четче прописывает правила создания и использования данного резерва. Один из главных плюсов создания резерва в налоговом учете является возможность в течение налогового периода производить равномерное списание расходов. При этом часть отпускных может быть учтена в целях исчисления налога на прибыль раньше, чем осуществляются фактические выплаты. Кроме этого, для резерва на оплату отпусков предусмотрена возможность его переноса на следующий налоговый период. Естественно все это можно использовать для оптимизации налогообложения компании.
Как создается данный резерв
Налоговый кодекс предоставляет право налогоплательщику на создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет. Порядок учета расходов на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет закреплен в ст. 324.1 НК РФ. Данные резервы могут создаваться плательщиками налога на прибыль, то есть теми компаниями, которые применяют общую систему налогообложения. Согласно п. 6 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год создается по тем же правилам, что и отпускной резерв, поэтому мы рассмотрим правила формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, подразумевая, что по аналогии можно создавать и резервы на выплату за выслугу лет.
Правила формирования резерва определены ст. 324.1 НК РФ. Создание резерва в налоговом учете является правом организации (ст. 266 НК РФ), и решение о его создании следует обозначить в учетной политике (ст. 313 НК РФ).
Если налогоплательщик принимает решение о создании отпускного резерва, то необходимо выполнить ряд положений налогового кодекса, предусмотренных п. 1 ст. 324.1 НК РФ. В частности, нужно сделать следующее:
— отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый способ резервирования;
— определить предельную сумму отчислений;
— определить ежемесячный процент отчислений в резерв.
Комментарий к ст. 324.1 НК РФ
Как разъяснено в письме Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/4/116, в случае создания налогоплательщиком резерва предстоящих расходов на оплату отпусков суммы фактически осуществленных затрат по начислению страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, на суммы отпускных необходимо списывать за счет указанного резерва.
В письме от 24.09.2010 N 03-03-06/1/617 Минфин России указал, что продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников на основании ч. 1 статьи 120 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.
Если учитывать, что ТК РФ не ограничивает максимальный предел продолжительности ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников, то, по нашему мнению, на основании положений статьи 324.1 НК РФ предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда может быть рассчитана исходя из всего количества неиспользованных дней отпуска независимо от того, создается данный резерв впервые или рассчитывается на очередной год.
В случае если налогоплательщиком сформирован резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, расходы на оплату отпусков (включая предоставленные в счет неиспользованных отпусков прошлых лет) учитываются за счет средств сформированного резерва.
При этом согласно пункту 5 статьи 324.1 НК РФ если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.
Как разъяснено в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14295/04, из пункта 5 статьи 324.1 НК РФ следует, что сумма остатка резерва предстоящих расходов на оплату отпусков включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода в том случае, если налогоплательщик посчитает нецелесообразным в следующем налоговом периоде формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Включение во внереализационный доход неиспользованного резерва неправомерно.
Внимание!
Федеральным законом от 24.07.2009 N 213-ФЗ с 01.01.2010 была признана утратившей силу гл. 24 НК РФ, регулирующая единый социальный налог, и в статью 324.1 НК РФ внесены соответствующие изменения, согласно которым порядок расчета размера ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работников откорректирован в связи с заменой ЕСН страховыми взносами во внебюджетные фонды.
Как отмечено в письме Минфина России от 24.01.2012 N 03-03-06/1/31, организация вправе использовать сформированный в текущем году резерв на выплату годового вознаграждения работникам по итогам работы за предыдущий год при условии, что в предыдущем году указанный резерв не формировался и выплата предусмотрена в текущем году.
Бухгалтерский учет резерва отпусков
Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:
Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).
Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».
Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:
- Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва;
- Дебет 96 Кредит 69 – начислены взносы в фонды за счет резерва.
Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.
Пример
Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2021 года данные за квартал следующие:
- количество дней неиспользованного отпуска — 134;
- за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
- в квартале 91 день.
- Рассчитаем резерв на 31.03.2021:
СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.
- Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
- на 31.03.2021 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
- во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
- количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
- заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.
Таким образом, по состоянию на 30.06.2021 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.
Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.
Пример
Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2020 года данные за квартал следующие:
- количество дней неиспользованного отпуска — 134;
- за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
- в квартале 91 день.
- Рассчитаем резерв на 31.03.2020:
СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.
- Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
- на 31.03.2020 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
- во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
- количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
- заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.
Таким образом, по состоянию на 30.06.2020 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.
Учет формирования и использования резервов
Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».
В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).
В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:
Казенные учреждения
Бюджетные и автономные учреждения
Сформирован резерв на оплату отпусков
1 401 20 211 (213)
1 109 60 211 (213)
0 401 20 211 (213)
0 109 60 211 (213)
Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*
* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).
Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).
Документ расчета оценочных обязательств и резервов в 1С ЗУП 3
Начиная с версии ЗУП 3.1.10 документ Начисление оценочных обязательств по отпускам переименован в документ Резервы отпусков.
Подробнее см. Где найти документ по начислению оценочных обязательств по отпускам, начиная с ЗУП 3.1.10?
После установки методики расчета оценочных обязательств/резервов, в разделе Зарплата становится доступен документ Резервы отпусков:
Документ Резервы отпусков должен вводиться самым последним: после расчета зарплаты за месяц и формирования документа Отражение зарплаты в бухучете.
В документе Резервы отпусков присутствуют три вкладки:
- Расчет оценочных обязательств по отпускам — данные, на основании которых производится расчет обязательств. Состав этих данных определяется методикой, которая выбрана в настройках организации;
- Оценочные обязательства (по сотрудникам) — результаты расчета оценочных обязательств в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Можно использовать, чтобы проверять итоговые суммы;
- Оценочные обязательства текущего месяца — итоговые значения в разрезе подразделений и способов отражения, которые далее попадают в бухгалтерскую программу для формирования проводок.
На вкладке Расчет оценочных обязательств по отпускам расчет производится отдельно по:
- оценочным обязательствам/резервам,
- взносам,
- взносам на «травматизм».
При этом в каждой группе расчета присутствуют колонки, данные по которым формируются в зависимости от используемого метода. Перечислим эти колонки:
- Исчислено,
- Накоплено,
- Зачтено.
Инвентаризация отпускных резервов
Ежегодно субъекты предпринимательской деятельности, которые являются плательщиками налога на прибыль, должны проводить инвентаризацию. Это делается из-за того, что сумма фактически начисленных отпускных, как правило, не совпадает с суммой отчислений, которые делала компания в соответствующий резерв.
Каждая организация должна ежегодно приводить в соответствие учтенные расходы с фактическими. Для этого проводятся инвентаризационные мероприятия по состоянию на 31 декабря отчетного года. Этот порядок регламентирован статьей 324 Налогового Кодекса, действующего на территории Российской Федерации.
Чтобы провести инвентаризацию бухгалтерам необходимо использовать данные бухгалтерского и налогового учета, в которых отражаются записи о фактически начисленных отпускных и сумме сформированного отпускного резерва.
Как скорректировать резерв на конец года, если его размер отличается от суммы предполагаемых отпускных
Теперь другая ситуация: оценочное обязательство по итогам 2012 года вы использовали не полностью. Тут нужно действовать таким образом.
Возьмите сумму предполагаемых выплат по тем отпускам, которые причитаются сотрудникам на конец года. Далее сравните результат с суммой оставшегося обязательства под предстоящие отпускные выплаты.
Если остаток оценочного обязательства окажется больше, всю сумму причитающихся отпускных, в том числе и разницу, вы вправе учесть при формировании резерва в 2013 году. Тогда включать эту разницу в прочие доходы не нужно. Это определяет второй абзац пункта 22 ПБУ 8/2010.
Если же полагающиеся на конец года отпускные больше остатка резерва, просто сделайте запись на разницу:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
— доначислен резерв на оплату отпусков на сумму разницы между величиной «отпускных» обязательств компании на конец года и суммой резерва, не использованного в 2012 году.
Рассмотрим обычные для резерва отпусков проводки для начисления и списания резервов в согласовании с учетной записью на счете 96 в таблице ниже.
|
Дт |
Счет |
Кт |
Описание |
|
08 |
Внеоборотные активы |
96.01 |
Начислен резерв на отпуск в подразделении |
|
20 |
Основное производство |
96.01 |
-«- |
|
23 |
Вспомогательное производство |
96.01 |
-«- |
|
26 |
Общехозяйственные затраты |
96.01 |
-«- |
|
44 |
Расходы на продажу |
96.01 |
-«- |
|
69 |
Расчеты с внебюджетными фондами |
96.01 |
Начисление взносов по страхованию по фондам |
|
96.01 |
Резерв на оплату отпуска |
70 Расходы на оплату труда |
Начисление отпускных за счет резерва |
|
96.01 |
-«- |
69 |
Начислены взносы по страхованию с отпускных сумм |
Резерв постоянно начисляется на тех же счетах, что и зарплата служащих. Страховые платежи взимаются по одному и тому же принципу, но в корреспонденции с учетом резерва, а не со счетами расчетов с внебюджетными фондами.
Остаток на 96 счете резерва отпусков в формировании отчетности должен быть отражен в пассиве баланса. Для этого есть строчка 1540 «Оценочные обязательства».
Если резервы предстоящих отпусков в организации создаются лишь в бухгалтерском учете, то основание для расчета налога на прибыль не уменьшается, а появляются временные налоговые разницы. Если в учетной политике налогового учета сообщается, что данные затраты учитываются при расчете налога на прибыль, то становится возможным сделать его в порядке, обозначенном в ст. 324,1 Налогового кодекса.
Так как формула, которая используется для расчета суммы резерва, не определена, любая компания формирует ее самостоятельно.
В данном случае разработанный способ должен быть установлен в учетной политике.
Резерв должен определяться на базе имеющихся фактов бизнеса организации, а расчет требуется обосновывать на накопленном опыте компании (возможно, и на некоторых экспертных заключениях).
Другими словами, расчеты должны подтверждаться документами, быть разумными, логически обоснованными и рациональными.
Чтобы при проверке доказать сумму начисленных резервов для оплаты отпуска, организация обязана иметь следующие документы:
- Установленный в учетной политике способ расчета резерва, что обеспечит компании надежную оценку стоимости этого обязательства.
- Необходимо разработать первичный документ, который должен отражать рассчитанный резерв. Для этого нужно прикрепить первоначальные документы, информацию для расчетов (лист рабочего времени, заработная плата и так далее).
Существует несколько методов расчета резерва на отпускную оплату. Рассмотрим один из них, довольно точный, так как он основан на расчете реального числа неиспользованных дней отпуска и среднесуточного дохода служащих:
- Все сотрудники предприятия должны быть разбиты по подразделениям (отделам) для определения применяемых к ним учетных записей (20-26, 44 и так далее).
- Нужно иметь данные о числе дней отпуска, которые требуются каждому работнику. Определить резерв отпусков в 1с не составляет труда.
- Рассчитываем среднесуточный доход (СД) сотрудников для каждой группы. Для этого нужно поделить всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) на число календарных дней в этот временной отрезок, а потом на количество человек в каждой выявленной группе.