Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные в 2023 году: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Расчет суточных с учетом времени на проезд
Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?
Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.
Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2022 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
Порядок выплаты суточных
Общая сумма суточных рассчитывается на основании, времени которое сотрудник проведет в командировке. Как правила данная сумма отражается в приказе на командировку, и выдается сотруднику на руки. Деньги выдаются наличными, или же осуществляется перед на банковскую карту. Но данная процедура должна быть проведена заблаговременно, чтобы в первый день поездки на счету сотрудника были средства для оплаты транспортных, жилищных и иных дополнительных расходов.
Суточные рассчитываются по следующей схеме:
- За каждый день проведенные в командировке. Неважно был ли сотрудник занят полный день или всего пару часов – суточные должны быть выплачены.
- За вынужденный простой сотрудника суточные также выплачиваются в полном объеме, как и за время которое он находился в дороге.
- При отправке работника за границу необходимо рассчитать какое время он находился на территории РФ, а какое в иностранном государстве, и на основании этого выплатить необходимую сумму в рублях и в валюте того государства, где проходила командировка сотрудника.
Что учитывается при расчете суточных
По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.
Как считаются суточные
Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.
Нюансы расчета суточных заграницу
При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.
Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.
В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.
А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения пребывания командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если по заданию руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. В случае, если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обеим выездам командированного лица, то это не является нарушением.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е.возвращение обратно к месту основной работы.
За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2021 году?
За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:
- дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).
Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.
Как платить? Особенности расчета
Когда речь идет о возврате сотруднику организации средств, потраченных им в командировке, нужно учитывать разные способы платежей. Например, работник мог рассчитываться наличными или банковской карточкой. При наличной оплате придется предоставить в бухгалтерию по месту работы чек из гостиницы или договор, заключенный при заселении, а также акт по специальной форме. Если оплата производилась картой, прибыв на рабочее место, в бухгалтерию подают фискальный, гостиничный чеки.
Важно при этом следить за совпадением дат. На всех документах, подтверждающих оплату во время поездки, должны быть числа, совпадающие с датами командировки. Все перемещения, прибытие, убытие с места прописаны в приказе о направлении в командировку. Чеки должны согласовываться с этим внутренним документом. Без взимания налогов возврат средств бухгалтерией при командировке возвращается за потраченное на связь и багаж. Если был предпринят перелет, то сервисный сбор аэропорта придется вернуть работнику, равно как и стоимость транспорта до места отправления в командировку.
Командировка: головная боль бухгалтерии
Командировка рассчитывается при учете нормативов упрощенной системы налогообложения. Некоторое время назад на государственном уровне отменили служебные задания, в равной степени ушли в прошлое командировочные удостоверения. Впрочем, это не отменило самих командировок, лишь упростило их документальное сопровождение. О том, что обложение налогами расходов, связанных с рабочими поездками, не предусмотрено, если соблюдены нормативы, гласит третий пункт 217-й статьи НК.
Если командировка была организована с использованием личной машины работника, это еще не значит, что она была за его счет. Достаточно просто составить служебную записку с указанием точных дат, километража, направления, номера приказа о направлении в командировку. Этого достаточно, чтобы бухгалтерия произвела начисление. Важно учитывать, что фирма обязана возместить все расходы на проезд и проживание, и руководствоваться этим правилом.